Bài này sửa lỗi gì
Khi người nhận báo cần quyền truy cập hoặc mở được bảng tính nhưng không chỉnh sửa được, hãy kiểm tra đúng tài khoản và quyền chia sẻ của tệp. Bài này dùng một kế hoạch chia sẻ nhỏ để phân biệt quyền mở tệp, vai trò chỉnh sửa và vùng được bảo vệ.
Mục tiêu học tập
Chuẩn bị
Đăng nhập Google và dùng một bản sao do bạn sở hữu để thực hành. Để sửa quyền của tệp thật, bạn cần quyền quản lý chia sẻ; nếu không có, hãy nhờ chủ sở hữu. Tên menu trong bài theo giao diện Google Sheets tiếng Anh như trong ảnh.
Mở workbook thực hành
Thực hành trên bản sao của riêng bạn
Mở bản mẫu Google Sheets để tạo bản sao giữ nguyên dữ liệu, công thức, định dạng, bộ lọc và hàng cố định. Bản gốc không bị thay đổi.
Bạn cần đăng nhập Google; nếu bản gốc chưa được chia sẻ công khai, hãy tải bảng mẫu đầy đủ rồi nhập vào Google Sheets, hoặc dán dữ liệu vào trang tính của bạn.
Nếu chưa có quyền mở bản mẫu, tải XLSX rồi dùng File > Import > Upload để nhập vào Google Sheets, hoặc dán dữ liệu mẫu vào A1. XLSX giữ bảng dữ liệu và định dạng; quyền chia sẻ Google Drive được thiết lập riêng trên tệp Google Sheets của bạn.
Trên tab Example, A1:C3 là kế hoạch minh họa, không phải danh sách quyền thật của workbook. Budget/Linh/Viewer nghĩa là Linh dự định cho người nhận của tệp Budget quyền chỉ xem; Tracker/Minh/Commenter nghĩa là Minh dự định cho người nhận của tệp Tracker quyền nhận xét. Gõ tên trong cột Owner hoặc một vai trò trong cột Share plan không cấp quyền truy cập.
Thực hành từng bước
Bước 1: Xác định triệu chứng. Nếu người nhận chưa mở được tệp và thấy thông báo cần quyền, kiểm tra quyền chia sẻ. Nếu họ mở được nhưng không sửa được bất kỳ ô nào, kiểm tra vai trò. Nếu họ đã là Editor nhưng chỉ một số ô bị chặn, kiểm tra Data > Protect sheets and ranges.
Bước 2: Nhấp Share ở góc trên bên phải. Trong People with access, kiểm tra đúng email và vai trò của người nhận. Một tên hiển thị giống nhau chưa đủ: hãy đối chiếu địa chỉ tài khoản mà họ đang đăng nhập.
Bước 3: Trong General access, mở dropdown để xem chế độ hiện tại. Restricted nghĩa là liên kết không tự cấp quyền cho mọi người; người nhận phải có quyền phù hợp, có thể trực tiếp hoặc qua nhóm/thư mục được chia sẻ. Với một đồng đội cụ thể, giữ Restricted và sửa quyền của đúng tài khoản. Chỉ chọn Anyone with the link khi bạn chủ đích cho phép truy cập bằng liên kết.
Bước 4: Nếu thiếu người nhận, nhấp trường Add people, groups, spaces, and calendar events. Nhập đúng email Google của họ rồi chọn đúng tài khoản xuất hiện. Ở màn hình tiếp theo, mở dropdown vai trò: chọn Viewer cho người chỉ đọc Budget, Commenter cho người nhận xét Tracker, hoặc Editor khi cần sửa dữ liệu. Kiểm tra lại email và vai trò trước khi xác nhận; nếu bật Notify people, nút Send sẽ cấp quyền và gửi thông báo. Nếu chỉ đang thử các lựa chọn, nhấp Cancel.
Ảnh dưới minh họa Viewer đã được chọn trước khi xác nhận. [email protected] là email ví dụ, không phải người nhận để gửi lời mời; hãy dùng tài khoản Google thật của người cần quyền. Chỉ chọn Viewer trên màn hình này chưa cấp quyền: khi thử thao tác, dùng Cancel để thoát.
Bước 5: Nếu người nhận đã có trong People with access nhưng sai vai trò, mở dropdown bên cạnh tên họ, chọn vai trò cần thiết và nhấp Save để lưu thay đổi. Mở lại Share để kiểm tra vai trò đã lưu. Nếu không được phép đổi quyền hoặc quyền được kế thừa, hãy nhờ chủ sở hữu/người quản lý nguồn cấp quyền xử lý.
Bước 6: Yêu cầu người nhận mở lại cùng liên kết bằng đúng tài khoản được cấp quyền và thử nhiệm vụ của mình. Viewer chỉ cần mở và đọc; Commenter cần thêm nhận xét; Editor cần sửa một ô thử được phép. Nếu Editor chỉ bị chặn ở một vùng, chuyển sang kiểm tra protection thay vì tiếp tục mở rộng chia sẻ.
Điểm kiểm tra
| Triệu chứng | Cần kiểm tra | Kết quả cần đạt |
|---|---|---|
| Không mở được tệp | Email đang đăng nhập và quyền trong Share | Đúng tài khoản mở được cùng liên kết |
| Mở được nhưng không sửa được | Vai trò Viewer/Commenter/Editor | Vai trò khớp nhiệm vụ và đã lưu |
| Editor chỉ bị chặn ở một số ô | Data > Protect sheets and ranges | Phân biệt protection với quyền mở tệp |
| Không thể đổi quyền trong Share | Quyền quản lý chia sẻ hoặc quyền kế thừa | Chủ sở hữu/người quản lý quyền xử lý |
Kết quả cần đạt là người nhận thực hiện được đúng nhiệm vụ. Chỉ mở hộp thoại Share hoặc có URL hợp lệ chưa chứng minh lỗi đã được sửa.
Lỗi thường gặp và cách sửa
Nếu không thấy tùy chọn chia sẻ ra ngoài tổ chức hoặc bị từ chối khi thêm người nhận, hãy liên hệ chủ sở hữu/quản trị viên Workspace. Nếu đã chọn vai trò nhưng quên lưu, mở lại Share, thực hiện thay đổi và lưu trước khi nhờ người nhận thử lại.
Bài tập tự thực hành
Trên bản sao của bạn, kiểm tra People with access và General access rồi giữ Restricted. Giải thích vì sao người đọc Budget cần Viewer, người nhận xét Tracker cần Commenter, còn người sửa dữ liệu cần Editor. Bạn có thể mở các lựa chọn vai trò rồi Cancel mà không gửi lời mời. Nếu thực hành với một người nhận thật đã đồng ý, cấp đúng quyền và nhờ họ thử nhiệm vụ; cuối cùng thu hồi quyền thử nếu không còn cần.
Tóm tắt kiến thức
- ✓Phân biệt không mở được tệp, không sửa được toàn bộ sheet và chỉ bị chặn ở một vùng.
- ✓Trong Share, kiểm tra email thật, People with access và General access.
- ✓Chọn Viewer để đọc, Commenter để nhận xét, Editor để sửa dữ liệu.
- ✓Restricted không tự cấp quyền cho người có liên kết; sửa đúng tài khoản hoặc nguồn cấp quyền.
- ✓Lưu thay đổi rồi kiểm tra lại bằng tài khoản người nhận và đúng nhiệm vụ.
Tự kiểm tra kiến thức
Trả lời 4 câu hỏi dựa trên bảng tính vừa thực hành.
Nguồn hướng dẫn
Hướng dẫn chia sẻ tệp của Google ↗
Bài tiếp theo
Tiếp tục với bài khắc phục lỗi quyền tạo bản sao Google Sheets.