Kết quả bạn sẽ đạt được

Bạn sẽ thiết lập đúng quy tắc xác thực cho cột Status, kiểm tra chính xác vùng áp dụng và các lựa chọn dropdown được phép, thử một giá trị hợp lệ rồi khôi phục dữ liệu mẫu để biết cần kiểm tra gì khi một giá trị có vẻ hợp lệ vẫn bị từ chối.

Mục tiêu học tập

Mở workbook thực hành

HANDS-ON PRACTICE

Thực hành trên bản sao của riêng bạn

Mở bản mẫu Google Sheets để tạo bản sao giữ nguyên dữ liệu, công thức, định dạng, bộ lọc và hàng cố định. Bản gốc không bị thay đổi.

Tạo bản sao trên Google Sheets (cần quyền truy cập) ↗Xem mẫu gốc

Bạn cần đăng nhập Google; nếu bản gốc chưa được chia sẻ công khai, hãy tải bảng mẫu đầy đủ rồi nhập vào Google Sheets, hoặc dán dữ liệu vào trang tính của bạn.

Workbook kết quả Google Sheets hiển thị bảng Task và Status ban đầu trước khi kiểm tra xác thực dữ liệu.

Thực hành từng bước

Bước 1: Chọn B2:B4, tức ba ô Status trong các dòng dữ liệu. Không chọn tiêu đề B1 vì quy tắc xác thực chỉ nên áp dụng cho các ô người dùng nhập trạng thái.

Google Sheets với vùng nhập Status B2:B4 được chọn và không bao gồm ô tiêu đề.

Bước 2: Chọn Data > Data validation. Thao tác này mở thanh Data validation rules cho vùng đang chọn.

Menu Data của Google Sheets đang mở với mục Data validation hiển thị cho vùng Status đã chọn.

Bước 3: Trong quy tắc, xác nhận Apply to range là Example!B2:B4, Criteria là Dropdown và các lựa chọn được phép đúng là Done, Working và Planned. Nếu bạn bắt đầu từ một bản copy mới chưa có quy tắc, hãy dùng Add rule rồi nhập đúng các thiết lập này.

Thanh Data validation rules của Google Sheets hiển thị Example!B2:B4, tiêu chí Dropdown và ba lựa chọn Done, Working, Planned.

Bước 4: Chọn B2 rồi nhấn Enter để mở dropdown của ô. Xác nhận cùng ba lựa chọn hợp lệ xuất hiện ngay trong ô.

Dropdown của ô B2 trong Google Sheets hiển thị ba lựa chọn Done, Working và Planned.

Bước 5: Chọn Working trong B2. Sheets chấp nhận giá trị vì Working khớp chính xác một lựa chọn được phép; đây là bằng chứng quy tắc đang hoạt động trên ô đó.

Google Sheets sau khi B2 được đổi từ Done sang lựa chọn hợp lệ Working mà không bị xác thực từ chối.

Bước 6: Khôi phục B2 về Done để workbook trở lại đúng dữ liệu mẫu ban đầu trước khi đối chiếu checkpoint.

Checkpoint cuối trong Google Sheets sau khi B2 được khôi phục về Done và bảng Task, Status trở lại mẫu ban đầu.

Điểm kiểm tra

TaskStatus
BriefDone
DatasetWorking
QAPlanned

Dữ liệu mẫu cuối đã được khôi phục. Quy tắc xác thực trên B2:B4 cho phép đúng Done, Working và Planned.

Vì sao một giá trị có vẻ hợp lệ vẫn có thể bị từ chối

Xác thực dữ liệu kiểm tra cả vùng mà quy tắc áp dụng lẫn việc giá trị nhập có khớp quy tắc hay không. Một giá trị nhìn có vẻ đúng vẫn có thể thất bại nếu quy tắc gắn nhầm ô, lựa chọn cần dùng bị thiếu trong danh sách dropdown hoặc chữ nhập vào không khớp chính xác lựa chọn được phép.

Lỗi thường gặp và cách sửa

Không nên xử lý triệu chứng bằng cách xóa xác thực hoặc bỏ qua cảnh báo. Hãy sửa vùng áp dụng hoặc danh sách lựa chọn, thử lại một giá trị chắc chắn hợp lệ rồi khôi phục dữ liệu mẫu.

Bài tập tự thực hành

Thêm tạm một dòng công việc, mở rộng quy tắc xác thực tới ô Status của dòng đó, chọn một trạng thái hợp lệ từ dropdown rồi xóa dòng thử và khôi phục vùng ban đầu khi hoàn tất.

Tóm tắt kiến thức

  • ✓Chỉ áp dụng xác thực dữ liệu cho các ô nhập liệu cần thiết, không gồm tiêu đề.
  • ✓Trong mẫu này, vùng được xác thực là B2:B4.
  • ✓Các lựa chọn Dropdown được phép đúng là Done, Working và Planned.
  • ✓Thử một giá trị đã biết là hợp lệ giúp xác nhận quy tắc có hoạt động trên ô mục tiêu hay không.
  • ✓Sau khi khắc phục, khôi phục dữ liệu mẫu để checkpoint vẫn có thể tái hiện.
QUICK CHECK

Tự kiểm tra kiến thức

Trả lời 4 câu hỏi dựa trên bảng tính vừa thực hành.

1. Vùng nào phải chứa quy tắc xác thực Status?
2. Bộ lựa chọn dropdown nào đúng trong bài này?
3. Vì sao đổi B2 từ Done sang Working được chấp nhận?
4. Nên kiểm tra gì trước khi một Status có vẻ hợp lệ bị từ chối?

Bài tiếp theo

Tiếp tục sau khi bạn đã xác định được lỗi từ chối đến từ vùng áp dụng hay từ danh sách giá trị được phép.