Kết quả bạn sẽ xây dựng

Tạo một mẫu ngân sách tháng nhỏ, so sánh Budget với Actual theo từng nhóm chi tiêu và tính Variance = Actual − Budget.

Chuẩn bị dữ liệu mẫu

Mở workbook thực hành hoặc tạo bản sao, rồi bảo đảm bảng A1:C5 đúng như dữ liệu mẫu sau.

HANDS-ON PRACTICE

Thực hành trên bản sao của riêng bạn

Mở bản mẫu Google Sheets để tạo bản sao giữ nguyên dữ liệu, công thức, định dạng, bộ lọc và hàng cố định. Bản gốc không bị thay đổi.

Tạo bản sao trên Google Sheets (cần quyền truy cập) ↗Xem mẫu gốc

Bạn cần đăng nhập Google; nếu bản gốc chưa được chia sẻ công khai, hãy tải bảng mẫu đầy đủ rồi nhập vào Google Sheets, hoặc dán dữ liệu vào trang tính của bạn.

Workbook nguồn sạch với bảng Category, Budget và Actual trong A1:C5.

Mở workbook mẫu trên Google Sheets ↗

Tạo cột Variance

Bước 1: Trong D1 nhập Variance. Ở D2 nhập công thức =C2-B2. Công thức lấy Actual trừ Budget, vì vậy số dương là chi vượt ngân sách và số âm là chi thấp hơn ngân sách.

=C2-B2
Ô D2 được chọn, thanh công thức hiển thị =C2-B2 và kết quả bằng 0.

Bước 2: Sao chép công thức từ D2 xuống D5. Với dữ liệu mẫu, Variance lần lượt là 0, 25, -15 và -15.

Thêm hàng tổng

Bước 3: Ở A6 nhập Total. Dùng =SUM(B2:B5) ở B6, =SUM(C2:C5) ở C6 và =C6-B6 ở D6. Kết quả đúng là Budget 920, Actual 915 và Variance -5.

Bảng ngân sách hoàn chỉnh với cột Variance và hàng Total cho kết quả 920, 915 và -5.

Kiểm tra khi dữ liệu thay đổi

Bước 4: Tạm đổi Actual của Food ở C3 từ 245 thành 260. D3 phải đổi thành 40 và tổng Variance ở D6 phải đổi thành 10. Sau khi kiểm tra, khôi phục C3 về 245 để trở lại dữ liệu mẫu.

Điểm kiểm tra

CategoryBudgetActualVariance
Housing5005000
Food22024525
Transport9075-15
Utilities11095-15
Total920915-5

Nếu dấu của Variance bị ngược, kiểm tra rằng công thức là Actual trừ Budget (=C2-B2), không phải Budget trừ Actual.

Lỗi thường gặp và cách sửa

Nếu sao chép công thức mà mọi hàng đều tham chiếu cùng một dòng, hãy kiểm tra xem bạn có vô tình dùng tham chiếu tuyệt đối như $B$2 hoặc $C$2 hay không.

Bài tập tự thực hành

Thêm một nhóm chi tùy ý ở hàng 6 hoặc hàng mới, cập nhật phạm vi SUM để bao gồm nhóm đó và kiểm tra lại tổng Variance. Không trộn dữ liệu của nhiều tháng trong cùng bảng mẫu.

Tóm tắt kiến thức

  • ✓Variance trong bài này được tính bằng Actual − Budget.
  • ✓Dùng tham chiếu tương đối để sao chép công thức theo từng hàng.
  • ✓Hàng Total phải cho Budget 920, Actual 915 và Variance -5 với dữ liệu mẫu.
  • ✓Thử thay đổi một đầu vào rồi khôi phục giúp xác nhận công thức đang phản ứng đúng.
QUICK CHECK

Tự kiểm tra kiến thức

Trả lời 4 câu hỏi dựa trên bảng tính vừa thực hành.

1. Công thức đúng cho Variance ở D2 là gì?
2. Với Food: Budget 220 và Actual 245, Variance bằng bao nhiêu?
3. Tổng Budget của bốn nhóm mẫu là bao nhiêu?
4. Khi tạm đổi Food Actual từ 245 lên 260, tổng Variance phải thành bao nhiêu?

Bài học tiếp theo

Bài tiếp theo: Mẫu kế hoạch công việc tuần.