Kết quả bạn sẽ xây dựng

Xây một CRM nhỏ bằng dữ liệu giả: mỗi lead có Lead ID ổn định, tên công ty, Stage chuẩn hóa và Next action. Sau đó dùng COUNTIF để đếm nhanh số lead đang ở Stage Qualified.

Mục tiêu học tập

Biết cách tổ chức một bảng lead đơn giản, dùng bộ Stage nhất quán, nhập công thức COUNTIF tại đúng ô kết quả và kiểm tra công thức phản ứng thế nào khi Stage thay đổi.

Chuẩn bị dữ liệu mẫu

Mở workbook nguồn chính xác bên dưới. Workbook dùng tab Example và dữ liệu giả nên không chứa thông tin khách hàng thật. File nguồn có sẵn một kết quả minh họa ở H2; trên bản sao của bạn, hãy xóa H2 trước khi tự nhập lại công thức ở phần sau.

HANDS-ON PRACTICE

Thực hành trên bản sao của riêng bạn

Mở bản mẫu Google Sheets để tạo bản sao giữ nguyên dữ liệu, công thức, định dạng, bộ lọc và hàng cố định. Bản gốc không bị thay đổi.

Tạo bản sao trên Google Sheets (cần quyền truy cập) ↗Xem mẫu gốc

Bạn cần đăng nhập Google; nếu bản gốc chưa được chia sẻ công khai, hãy tải bảng mẫu đầy đủ rồi nhập vào Google Sheets, hoặc dán dữ liệu vào trang tính của bạn.

Workbook nguồn templates-04 trong Google Sheets, tab Example hiển thị đầy đủ ba lead mẫu và vùng Formula result.

Mở đúng workbook nguồn trong Google Sheets ↗

Thực hành từng bước

Bước 1: Trên bản sao, giữ Lead ID là mã ổn định L01, L02, L03. Không dùng số hàng làm định danh vì việc chèn, xóa hoặc sắp xếp hàng có thể thay đổi số hàng.

Bước 2: Giữ Stage theo cùng một bộ từ vựng: New, Contacted, Qualified. Việc dùng đúng chính tả giúp COUNTIF đếm chính xác.

Bước 3: Xóa nội dung H2 trên bản sao, chọn H2 rồi nhập công thức bên dưới đúng một lần. Công thức này chỉ trả một giá trị tổng hợp nên không cần kéo hoặc copy xuống hàng khác.

Công thức cần thử

=COUNTIF(C2:C4,"Qualified")
Workbook _result với H2 được chọn, thanh công thức hiển thị đầy đủ COUNTIF(C2:C4,"Qualified") và kết quả là 1.

Điểm kiểm tra

Lead IDCompanyStageNext action
L01Acme DemoNewSchedule call
L02North DemoContactedSend summary
L03River DemoQualifiedPrepare quote

Sau khi khôi phục dữ liệu mẫu, H2 phải bằng 1 vì chỉ có L03 ở Stage Qualified.

Lỗi thường gặp và cách xử lý

Nếu bạn dùng các biến thể như qualified, Qualified có khoảng trắng thừa hoặc một tên Stage khác, COUNTIF với criterion chính xác sẽ không coi chúng là cùng giá trị.

Bài tập tự thực hành

Đổi tạm C2 từ New thành Qualified và xác nhận H2 tăng từ 1 lên 2; sau đó khôi phục C2 về New và kiểm tra H2 trở lại 1.

Tóm tắt kiến thức

  • ✓Dùng Lead ID ổn định thay vì số hàng để nhận diện lead.
  • ✓Giữ Stage trong một bộ từ vựng nhất quán để công thức đếm đáng tin cậy.
  • ✓COUNTIF(C2:C4,"Qualified") đếm chính xác các lead có Stage Qualified.
  • ✓Với dữ liệu mẫu, chỉ L03 là Qualified nên H2 bằng 1.
  • ✓Đây là một công thức tổng hợp duy nhất tại H2; không cần kéo hoặc copy công thức xuống.
QUICK CHECK

Tự kiểm tra kiến thức

Trả lời 4 câu hỏi dựa trên bảng tính vừa thực hành.

1. Vì sao nên dùng Lead ID cố định?
2. COUNTIF đang kiểm tra vùng nào?
3. Kết quả ban đầu tại H2 là bao nhiêu?
4. Nếu C2 đổi từ New thành Qualified thì H2 thành bao nhiêu?

Bài học tiếp theo

Bài trước: Mẫu quản lý tồn kho. Bài tiếp: Mẫu theo dõi hóa đơn.