Kết quả bạn sẽ xây dựng
So sánh danh sách mã đầu vào với danh sách mã đã duyệt và đánh dấu từng mã là “Found” hoặc “Missing”. Bài dùng dữ liệu giả nhỏ để bạn có thể kiểm tra từng bước trực tiếp trong Google Sheets.
Mục tiêu học tập
Bạn sẽ dùng COUNTIF bên trong IF để kiểm tra một mã có xuất hiện trong danh sách tham chiếu hay không, khóa vùng tham chiếu bằng dấu $, điền công thức xuống nhiều hàng và kiểm tra khả năng tự tính lại khi dữ liệu nguồn thay đổi.
Chuẩn bị dữ liệu mẫu
Dán dữ liệu phân tách bằng tab dưới đây bắt đầu từ A1. Cột A là Incoming ID, cột C là Approved ID; cột B được để trống để hai danh sách dễ nhìn riêng biệt.
Thực hành trên bản sao của riêng bạn
Mở bản mẫu Google Sheets để tạo bản sao giữ nguyên dữ liệu, công thức, định dạng, bộ lọc và hàng cố định. Bản gốc không bị thay đổi.
Bạn cần đăng nhập Google; nếu bản gốc chưa được chia sẻ công khai, hãy tải bảng mẫu đầy đủ rồi nhập vào Google Sheets, hoặc dán dữ liệu vào trang tính của bạn.
Thực hành từng bước
Bước 1: Giữ danh sách đầu vào ở A2:A5 và danh sách được duyệt ở C2:C4. Nhập tiêu đề Status vào D1.
Bước 2: Chọn D2 và nhập công thức bên dưới. Công thức đếm số lần A2 xuất hiện trong C2:C4; nếu số đếm bằng 0 thì trả về “Missing”, ngược lại trả về “Found”.
Bước 3: Điền công thức từ D2 xuống D5. Với dữ liệu ban đầu, kết quả phải là C01 = Found, C04 = Missing, C02 = Found và C05 = Missing.
Công thức cần thử
=IF(COUNTIF($C$2:$C$4,A2)=0,"Missing","Found")Điểm kiểm tra
| Incoming ID | Status |
|---|---|
| C01 | Found |
| C04 | Missing |
| C02 | Found |
| C05 | Missing |
Danh sách Approved ID ban đầu là C01, C02, C03. Phiên audit hiện tại cũng đã kiểm tra tính toán động: đổi C4 từ C03 thành C04 làm trạng thái của C04 đổi từ Missing thành Found; khôi phục C4 về C03 đưa kết quả trở lại Missing.
Lỗi thường gặp và cách xử lý
Nếu một mã nhìn giống nhau nhưng vẫn bị đánh dấu Missing, hãy kiểm tra khoảng trắng thừa hoặc ký tự ẩn. COUNTIF không phân biệt chữ hoa/chữ thường, nên khác biệt chỉ về hoa/thường thường không phải nguyên nhân.
Bài tập tự thực hành
Đổi C4 từ C03 thành C04 và dự đoán kết quả trước khi nhìn cột Status: dòng C04 phải đổi từ Missing thành Found. Sau đó khôi phục C4 về C03 để đưa bảng về dữ liệu mẫu ban đầu.
Tóm tắt kiến thức
- ✓COUNTIF có thể kiểm tra một giá trị có xuất hiện trong danh sách tham chiếu hay không.
- ✓IF biến kết quả đếm thành nhãn dễ đọc như Found và Missing.
- ✓Khóa vùng Approved ID bằng tham chiếu tuyệt đối trước khi điền công thức xuống.
- ✓Tham chiếu A2 phải để tương đối để mỗi hàng kiểm tra đúng Incoming ID của chính nó.
- ✓Thay đổi một giá trị nguồn rồi khôi phục giúp xác nhận công thức thật sự tự tính lại.
Tự kiểm tra kiến thức
Trả lời 4 câu hỏi dựa trên bảng tính vừa thực hành.
Bài học tiếp theo
Bài trước: Theo dõi công việc quá hạn; Bài tiếp: Tra cứu giữa các trang tính.
Bình luận
Chưa có bình luận. Hãy là người đầu tiên chia sẻ ý kiến.