Google Sheets là ứng dụng bảng tính trực tuyến dùng để tổ chức dữ liệu, tính toán và cộng tác. Bài thực hành này hướng dẫn bạn tạo bảng theo dõi chi tiêu nhỏ, tính ba chỉ số cơ bản và trình bày dữ liệu dễ đọc. Bạn chỉ cần tài khoản Google và một trang tính trống, không cần biết công thức trước đó.
Bạn sẽ học được gì?
Sau khoảng 15–20 phút, bạn sẽ biết tạo và đổi tên tệp, đọc tọa độ ô, nhập bảng dữ liệu, định dạng tiền tệ, cố định hàng tiêu đề, bật bộ lọc, sử dụng SUM/AVERAGE/COUNT và chia sẻ với quyền phù hợp.
1. Tạo và đặt tên bảng tính
Đăng nhập Google rồi mở sheets.google.com, chọn trang tính Trống (Blank hoặc dấu cộng). Nhấp tên tệp ở góc trên bên trái và đổi thành “My First Expense Tracker”. Google Sheets tự động lưu thay đổi. Một tệp bảng tính có thể chứa nhiều tab; tab trong bài kiểm chứng thực tế mang tên “Beginner Practice”.
Các cột được đánh chữ A, B, C…, còn hàng được đánh số 1, 2, 3… Ô C2 là giao điểm cột C và hàng 2. Vùng C2:C6 bao gồm các ô từ C2 đến C6. Bạn có thể nhập địa chỉ vào hộp tên ở cạnh thanh công thức để chuyển nhanh đến ô.
Thực hành trên bản sao của riêng bạn
Mở bản mẫu Google Sheets để tạo bản sao giữ nguyên dữ liệu, công thức, định dạng, bộ lọc và hàng cố định. Bản gốc không bị thay đổi.
Bạn cần đăng nhập Google; nếu bản gốc chưa được chia sẻ công khai, hãy tải bảng mẫu đầy đủ rồi nhập vào Google Sheets, hoặc dán dữ liệu vào trang tính của bạn.
2. Nhập dữ liệu mẫu
Ở hàng 1, nhập bốn tiêu đề: A1 = Item (Khoản chi), B1 = Category (Nhóm), C1 = Cost (USD) (Chi phí), D1 = Status (Trạng thái). Nhập năm hàng dữ liệu bên dưới. Đây là dữ liệu minh họa, không phải chi tiêu cá nhân của bạn.
Hàng 2: Lunch | Food | 12 | Paid. Hàng 3: Notebook | Supplies | 8 | Paid. Hàng 4: Bus fare | Travel | 5 | Paid. Hàng 5: Coffee | Food | 4 | Paid. Hàng 6: Groceries | Food | 26 | Paid. Nhập các khoản 12, 8, 5, 4, 26 dưới dạng số; đừng gõ ký hiệu đô la vào dữ liệu gốc.
3. Định dạng bảng cho dễ đọc
Chọn A1:D1 để in đậm hoặc tô nền nhẹ cho tiêu đề. Chọn C2:C6 rồi dùng Định dạng → Số → Tiền tệ (Format → Number → Currency) hoặc nút tiền tệ trên thanh công cụ. Bảng kiểm chứng dùng thiết lập vùng Hoa Kỳ nên hiển thị $12.00, $8.00, $5.00, $4.00, $26.00. Nếu bảng của bạn dùng vùng khác, ký hiệu tiền và dấu thập phân có thể khác nhưng giá trị số không đổi.
Để giữ tiêu đề khi cuộn, vào Xem → Cố định → 1 hàng (View → Freeze → 1 row). Chọn A1:D6 rồi vào Dữ liệu → Tạo bộ lọc (Data → Create a filter). Biểu tượng lọc xuất hiện ở tiêu đề; thử lọc Category = Food rồi xóa điều kiện để xem lại toàn bộ năm hàng. Lọc chỉ ẩn tạm những hàng không khớp, không xóa dữ liệu.
4. Công thức đầu tiên: tính tổng
Nhập Metric tại F1, Result tại G1 và Total tại F2. Chọn G2, nhập công thức bên dưới rồi nhấn Enter. Dấu = cho Google Sheets biết bạn muốn tính toán thay vì lưu một chuỗi văn bản.
=SUM(C2:C6)Bảng tính thật trả về 55 vì 12 + 8 + 5 + 4 + 26 = 55. Khi chọn G2, ô hiển thị kết quả 55 trong khi thanh công thức hiển thị biểu thức chính xác.
5. Tính trung bình và đếm số khoản chi
Nhập Average vào F3, nhập công thức dưới đây ở G3. Kết quả đã kiểm chứng với năm giá trị gốc là 11.
=AVERAGE(C2:C6)Nhập Entries vào F4 rồi dùng COUNT tại G4. Hàm đếm các ô chứa số trong C2:C6 và trả về 5. COUNT không đếm tất cả ô văn bản khác rỗng; bạn sẽ học COUNTA ở bài sau.
=COUNT(C2:C6)6. Thử thay đổi dữ liệu để kiểm chứng tính toán lại
Chúng tôi đã thay C2 từ 12 thành 15 trực tiếp trên Google Sheets: G2 đổi từ 55 thành 58, G3 đổi từ 11 thành 11,6 và G4 vẫn bằng 5. Sau đó khôi phục C2 = 12; bảng tính cuối cùng trở về 55, 11 và 5. Đó là lợi ích của công thức so với nhập tổng cố định bằng tay.
7. Chia sẻ với quyền phù hợp
Nhấn Chia sẻ (Share) ở góc trên bên phải. Nhập email người nhận rồi chọn Người xem (Viewer), Người nhận xét (Commenter) hoặc Người chỉnh sửa (Editor) tùy nhu cầu. Chỉ cần đọc tài liệu thì quyền Viewer đã đủ; Editor cho phép sửa. Trước khi chia sẻ đường dẫn công khai, kiểm tra mục Quyền truy cập chung (General access) để tránh lộ bảng đang làm việc. Tên menu có thể khác theo ngôn ngữ tài khoản.
8. Những lỗi thường gặp khi mới học
Công thức hiện nguyên văn thay vì kết quả
Kiểm tra dấu = đầu công thức và bảo đảm ô không ở định dạng Văn bản thuần túy (Plain text). Dấu nháy đơn đặt trước công thức cũng khiến Sheets coi đó là văn bản; hãy nhập lại trong ô có định dạng thông thường.
Giá trị tiền không được nhận là số
Nhập các khoản chi dưới dạng số, không kèm ký hiệu tiền hoặc khoảng trắng thừa; sau đó mới áp dụng định dạng tiền tệ. Thiết lập vùng ảnh hưởng cách hiển thị dấu thập phân và tiền tệ.
Tổng không đúng
Kiểm tra đúng vùng C2:C6 và giá trị từng ô. Đừng đưa G2 vào chính vùng SUM của G2, nếu không sẽ tạo tham chiếu vòng.
Một hàng bỗng biến mất
Xem biểu tượng lọc ở hàng tiêu đề: có thể hàng đang bị ẩn bởi điều kiện lọc. Xóa điều kiện lọc thay vì xóa dữ liệu gốc.
Bài tập thực hành
Tạo bản sao bảng năm hàng. Đổi khoản Coffee ở C5 từ 4 thành 9. Trước khi nhìn G2, hãy dự đoán: tổng từ 55 tăng thành 60; trung bình thành 12, còn số ô số vẫn bằng 5. Thử thay đổi một Category và chỉ lọc nhóm đó. Hoàn thành rồi khôi phục dữ liệu nếu muốn.
Tóm tắt kiến thức
- ✓Địa chỉ ô gồm chữ cột và số hàng; C2:C6 là vùng gồm năm ô.
- ✓Giữ một hàng tiêu đề và nhập dữ liệu số trước khi định dạng.
- ✓Cố định hàng 1 và dùng bộ lọc để xem dữ liệu mà không xóa hàng.
- ✓SUM trả về 55, AVERAGE trả về 11 và COUNT đếm được năm ô số.
- ✓Khi C2 thay đổi, công thức tự cập nhật; hãy thực hành trên bản sao riêng.
Tự kiểm tra kiến thức
Trả lời 4 câu hỏi dựa trên bảng tính vừa thực hành.
Bài nên học tiếp theo
Khi đã hiểu địa chỉ ô và ba công thức này, hãy học tham chiếu tương đối/tuyệt đối, IF, SUMIF, FILTER và biểu đồ. Đây là bài thuộc lộ trình Nền tảng Google Sheets, cấp độ Cơ bản.